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谈谈机关公文格式规范化的要求

2023-12-04 21:57课程 人已围观

¡一、联合行文的机关。不是任何机关间都可以联合行文,联合行文的机关必须是同级的。具体说,联合行文的机关应该是:(1)平行同级人民政府;(2)各平行部门;(3)各级人民政府和上级政府有关部门。级别低的机关与级别高的机关,是不能联合行文的,这是必须坚持的一个原则。 ¡        二、联合行文的范围。根据机关的职权范围和工作需要来行文。联合行文中涉及到的问题,必须是在发文各机关职权共同负责的范围内,而且这些问题确需发文各机关共同办理方能解决好。如果不是这样,则不需要联合发文。 ¡        联合发文的情况:(1)某一方面的工作涉及到不同机关的权限范围,需要这些机关共同制定措施,研究解决办法,做出的有关决定,并需要通过文件(主要是指示、决定、通知)将这些措施、办法、决定发布下去,以便各机关所属部门或单位共同贯彻执行,这时可以联合向各所属部门或单位行文。(2)平行机关分管某一方面的工作,有时需要共同向同一上级机关汇报这方面的工作情况,汇报改进工作的意见,或者汇报对工作中某一具体问题的解决意见,可以通过文件(主要是报告)联合向上级行文。(3)某一方面的工作涉及到不同机关的内部事务,在工作中各方需要共同兴办某些事业,或者需要改变原先的政策、做法,改变上级机关不适应当前实际情况的某些规定,需要共同请求上级机关或有关上级主管部门批准,可以联合发文(主要是请示)。 ¡三、联合发文的格式与制作。联合行文,一般应该制作统一的联合文件头,如不用联合的文件头,应用一个统一的发文标题。所谓统一的联合文件头,就是将联合发文的机关全称并列地写在文件头处,主办机关排在前面。统一的标题,就是在标题中要明确写明联合发文的各机关全称,主办机关排在前面。文件的发文字号,应只写主办机关的文号,不必一一编列各协办机关的文号。落款处要将几个机关的全称按文件头或标题中的顺序全部写上。并分别盖上公章。而同一级党政机关或其办公部门联合行文,可只用党委或党办文件头和文号,但文件的标题、落款均要以党政组织(或办公室)的各自名称。几个平行机关联合向上级机关或下级机关行文时,应将相对应的各机关都列为主送机关,以便共同办理或贯彻。向同一上级机关行文,主送机关只能有一个。  ¡       四、联合发文要搞好会签。主办机关在拟稿前,一般要主动与协办机关共同协商。主办机关拟完文稿并经核稿后,需经各方领导同志签署意见并签字。如果在会签中,协办机关提出修改或补充意见,经各方同意后,主办机关应按会签中提出的意见对文稿进行修改,最后再交领导同志审签。
  ¡       “请示”和“批复”一般不会混用,而相近的文种,如“决定”和“决议”等,则很容易混淆。怎样区别这类容易混淆的文种呢?如讲到“报告”和“请示”的区别时,往往从“行文的目的”、“行文的内容”、“行文的时间”等诸多方面进行分析。其实,这两个文种的主要区别是“行文目的”不同。“请示”要求上级批复,而“报告”不要求上级批复,抓住这一点,一刀切下去,两者就泾渭分明了。因为,这两个文种,“行文的目的不同”是主要的矛盾,其“行文内容不同”和“行文时间不同”在很大程度上是由“行文的目的不同”所决定的。 ¡        从“行文的时间”来看,是事前行文,与“请示”的要求是一致的。从“行文的内容”来看,其把试点的情况、存在的问题作为“请示批准的事项和理由”,如把关于建立指导委员会的建议作为“请求批准的意见和建议”,这与“请示”的内容结构也对得上。但从最后的要求来看,它要求上级批转,却象是“呈转性报告”。其究竟是“请示”还是“报告”呢?如果从行文的内容和行文的时间来分析,很难讲清楚,而从“行文的目的”来判别,则不难解决。我们可以问:“这份公文要求不要求批复?”答曰:“不要求批复,但要求批转”。那好,不要求批复,就不能用“请示”,至于要求批转,那是“呈转性报告”的功能。很显然,这份公文若要求批转,那么它的文种是选择错了,它应选择的文种是“呈转性报告”而不是“请示”。
  ¡        “通知”与“通告”有区别,不能混同。通知用于“传达上级机关的指示,要求下级机关办理或者需要知道的事项,批转下级机关的公文或转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文”,用途比较广泛,对象比较确定;而“通告”只用“在一定的范围内,对人民群众或者机关团体公布应当遵守或者需要知道的事项。”因此,公安局发布交通管制、税务局发布税务登记、市政府禁止随地吐痰等,就用通告;上级机关对下级机关布置工作,传达领导机关指示,通知需要知道的事项等,就用“通知”。通知有关人员出席会议,就发“会议通知”。目前,在使用“通知”或“通告”上,混乱的情况是较多的,应该引起注意。工厂迁移厂址或两个厂家合并,宜用“启事”,不宜用“通知”或“通告”。另外,如解除婚约,遗失支票,举行校庆等,可以用“启事”,不可用“通知”或“通告”。“启事”具有公开信的性质,凡企事业单位或个人要发表本企事业或本人的事,应用“启事”。 ¡      “通报”、“通知”和“函”。我们可以抓住“通报”的功能是“只起倡导、警戒、启发、教育和沟通情况作用”这个特点,把它和“通知”、“函”分开。而后区别“通知”和“函”,则同样抓住其功能不同进行分析,即“是否要求贯彻执行或周知,并具有一定的约束力”,是,则考虑用“通知”;不是,可考虑用“函”。  ¡对于公文的附件,必要时得在公文正件中作出说明,这种说明是在正文之后,机关名称之前作恰当的标注。如何标注,即以怎样的方式标注,是公文格式上的一个问题。公文格式是公文规范化的主要标志之一,不允许花样翻新、各行其是,以确保公文的准确、严肃,有效和得到及时处理。实际情形却不尽如人意。尽管“附件如文”、“附件如次”、“附件一份”之类已经基本得到克服,但其他形式的不规范的标注方式,将公文的附件标注为:“附件:《××××》500份”这种形式,误将该附件的打印份数标注在此处了。《暂行办法》中有这样的规定:“公文如有附件,应当在正文之后机关名称之前,注明附件的名称和件数。”《办法》中新的规定是:“公文如有附件,应在正文之后注明附件名称和顺序。”显然“名称和件数”已被明令废止,而以“名称和顺序”取代之作为规范化的标注方式。  ¡       那么,规范的公文附件标注方式,在只有一种附件时为:附件:《××》。在有两种附件时为:附件:1.《××××》2.《××××》  
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